Caisse enregistreuse horeca : avec ou sans boîte noire ?

caisse enregistreuse horeca boite noire

Vous allez acquérir, ou vous disposez déjà d’une caisse enregistreuse horeca ? Avez-vous pensé à la fameuse boîte noire ? Depuis 2016, tous les systèmes de caisse doivent être certifiés SPF Finances et c’est une obligation à laquelle il vaut mieux se conformer.

Caisse enregistreuse horeca : mais c’est quoi, la “boîte noire” ?

Il s’agit d’une mesure de lutte contre la fraude fiscale. En plus du système de caisse que vous possédez déjà, vous devez vous doter d’un module supplémentaire, que l’on appelle la “boîte noire”, ou SCE (système de caisse enregistreuse).

Boite noire dans l’Horeca: Que dit la réglementation ?

caisse enregistreuse horeca paiement

Le SCE est un boîtier connecté en permanence à votre caisse enregistreuse. Il est vendu séparément dans le commerce, par des fournisseurs désignés de modules certifiés.

Qu’est-ce que le SCE ?

Depuis le 1er Juillet 2016 le système de caisse enregistreuse (SCE) est devenu obligatoire dans le secteur Horeca. Ce système se compose de trois éléments principaux :

  • Une caisse enregistreuse certifiée avec ou sans terminal de paiement.
  • Une boite noire, aussi appelé module de contrôle (FDM) qui doit être connecté à la caisse en permanence.
  • Une carte d’activation personnalisée (VSC) que vous pouvez obtenir gratuitement auprès SPF Finances et qu’il faut introduire dans la boite noire.

Qui doit utiliser une boite noire Horeca ?

Tous les établissements faisant partis de ce secteur proposant des repas à consommer sur place et ayant un chiffre d’affaire supérieur ou égal à 25 000€/an hors TVA. Ne sera pris en compte que le chiffre d’affaire réalisé sur les repas pris sur place. En effet, si un commerçant propose aussi des plats à emporter, ceux-ci ne seront pas pris en compte.

Comment la boite noire Horeca fonctionne-t-elle ?

caisse enregistreuse avec boite noire horeca

C’est tout simple une carte d’activation unique à chaque établissement est introduite dans la boite noire. Cette carte sert à enregistrer toutes les données relatives aux prestations de services du commerce ainsi que les rotations du personnel utilisant la caisse enregistreuse.

Enfin, lors de leur visite les contrôleurs des finances pourront récupérer la carte et passer en revue toutes données enregistrées.

Etes-vous concerné par cette obligation ?

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Tous les établissements horeca ne sont pas concernés par la boîte noire ! Vous le serez néanmoins si :

  • vous servez des repas sur place ou vous êtes traiteur et vous proposez des prestations de restauration,
  • le chiffre d’affaires des repas consommés sur place dépasse 25 000 € sur une année civile.

Notez que les repas à emporter et les boissons ne sont pas pris en compte dans le calcul du chiffre d’affaires dans ce cas.

Boite noire Horeca: Pourquoi cette mesure a été mise en place ?

Cette mesure SCE a été mise en place pour lutter contre les fraudes fiscales et réduire le travail au noir. En effet, de nombreux commerçants du secteur ne déclaraient pas tous leurs revenus et employaient du personnel au noir, c’est à dire sans contrat de travail.

Enfin, après deux ans les résultats sont déjà constatés avec une augmentation globale du chiffre d’affaire du secteur de près de 400 millions d’euros et de 10% de la masse salariale.

Combien cela va vous coûter ?

La mise en place d’une boite noire Horeca a un coût qui devra être pris en charge par l’établissement. Il faut compter aux alentours des 400€ hors taxe pour l’achat d’une boite noire et ça sans compter sur les coûts d’installation et de configuration.

Caisse enregistreuse horeca : peut-on se passer de la boîte noire ?

Effectivement, c’est cher (autour de 400 euros HTVA par module certifié). Bien sûr, cela implique de déclarer toutes ses opérations. Peut-on se passer de cette boîte noire ?

On ne vous le conseille pas !

La boîte noire est une obligation légale depuis 2016 ! Il est fortement recommandé de ne pas prendre cette obligation à la légère.

Vous entendrez peut-être parler de ces logiciels permettant de contourner l’obligation et de continuer à faire du noir…fausse bonne idée ! Lors d’un contrôle, l’inspecteur du SPF Finances vérifiera le module et l’ensemble des données collectées. Mieux vaut montrer patte blanche et ne pas se lancer dans ces techniques hasardeuses.

Voici un avant-goût des sanctions possibles en cas de non-utilisation du module certifié.

Fait Sanction
Non utilisation du module certifié Amende de maximum 1500 €, 3000 € ou 5000 € en cas de 1ère, 2ème ou infraction suivante
Non délivrance d’un ticket SCE ou d’une souche TVA pour les opérations imposables Amende de maximum 50 €, 125 € ou 250 € en cas de 1ère, 2ème ou infraction suivante
Utilisation d’un SCE non identique au modèle certifié (ce qui équivaut à une non-utilisation d’un module certifié !) Amende de maximum 1500 €, 3000 € ou 5000 € en cas de 1ère, 2ème ou infraction suivante

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